Capítulo 1 - A Administração Hoje

POR QUE ESTUDAR ADMINISTRAÇÃO

A primeira razão para estudar administração é que se tem interesse em melhorar o modo como as organizações são administradas. Organizações bem administradas desenvolvem consistências, crescimento e prosperidades; as mal administradas declinam e, muitas vezes, morrem.
É bom mostrar que está cada vez mais difícil se recuperar de situações caóticas, o que vale dizer que cada vez mais, o declínio significa a morte da organização.
Administradores usam teorias administrativas para a tomada de boas decisões. Uma teoria administrativa explica e prediz o comportamento organizacional e dos seus membros.
Existem muitos conceitos de administração, porém a grande maioria das organizações compartilha uma idéia básica: a administração está relacionada com o alcance de objetivos por meio dos esforços de outras pessoas.
As várias definições de administração podem ser classificadas em cinco categorias:

1.  Escola funcional: onde contém as visões de McFarland, Henri Fayol e George Terry;
2. Escola das relações humanas: considera a administração como um processo social;
3. Escola das tomadas de decisões: contém como visão principal a dos estudiosos Peter Albucker e Stanley Vance;
4. Escola de sistemas: pelas teorias, as organizações são sistemas orgânicos e abertos;
5. Escola contingencial: pela qual a administração é situacional.

O conceito abrangente é:

"A administração é um conjunto de atividades dirigidas à utilização eficiente e eficaz dos recursos, no sentido de alcançar um ou mais objetivos ou metas organizacionais."

Três elementos distintos dessa definição merecem atenção especial:

1. O trabalho do administrador envolve atividades;
2. Administração implica o uso eficiente e eficaz dos recursos;
3. A definição de administração considera a importância das metas organizacionais.

PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO

Um princípio é uma afirmativa básica ou uma verdade fundamentada que provê entendimento e orientação ou pensamento e à prática, na tomada de decisões. Esses princípios são “somente aproximações da generalização a partir da experiência" (Joseph. L. Massie).
Os princípios da administração são: dinâmicos e flexíveis, não generalizados, relativos, inexatos e universais. De acordo com George Terry, a utilidade desses princípios se baseia na premissa de que eles provem conduta eficiente.
De acordo com Harold Kontz os princípios ajudam as organizações a:

•  Aumentar a eficiência;
• Cristalizar a natureza da administração;
•  Melhoram a pesquisa em administração;
• Alcançar metas sociais.

FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO

As funções da administração são aquelas atividades básicas que devem ser desempenhadas por administradores para alcançar os resultados determinados e/ou esperados pela organização. Estas funções constituem o processo administrativo e são: Planejamento, Organização, Direção e Controle.

NÍVEIS DA ADMINISTRAÇÃO

Alta administração: a alta direção de diretorias responde pelo direcionamento maior e pelas operações da organização, estabelecem objetivos e os repassam aos níveis hierárquicos mais baixos. Seguidamente, representa a sua organização junto à comunidade, governo e outras organizações.
A alta administração está no topo da pirâmide e é representada pelos presidentes, vice-presidente e diretores.

Média administração: conhecida como a gerência de departamento ou gerência de setor. Determina quais produtos e serviços serão disponíveis no mercado, público alvo, estratégias gerais e políticas. É responsável pela direção e coordenação dos administradores de primeiro grau e pessoas não gerentes, como serventes, recepcionistas e assistentes.

Administração operacional: constitui o primeiro nível da pirâmide e é responsável pela produção de bens ou serviços. São os gerentes de vendas, chefes de seção, supervisores de produção.  Além desses três níveis tem-se o pessoal não administrativo, que são os trabalhadores de linha de frente que não têm posição gerencial. Esses níveis também podem ser classificados em: Estratégico, Tático e Operacional.

Habilidades administrativas: são as destrezas específicas para transformar conhecimento em ação, que resulte no desempenho desejado para alcance de objetivos. As principais habilidades administrativas são: habilidades técnicas, habilidades humanas, habilidades conceituais e habilidades de pensamento crítico.

Papéis administrativos: são os conjuntos de expectativas de comportamento de um indivíduo, em situações específicas. 

Segundo Henry Mintzberg,de um administrador se espera desempenho de dez papéis, agrupados em três categorias. São elas:

1. Papéis interpessoais: Chefe, líder, ligação.
2. Papéis informacionais: monitor, disseminador, interlocutor.
3. Papéis decisoriais: empreendedor, solucionador de conflitos, alocador de recursos, negociador.

EFICIÊNCIA E EFICÁCIA OPERACIONAL

Tudo o que se faz se destina a alcançar um objetivo ou resultado. Aquilo que é feito está relacionado com a eficiência (ação) e aquilo que é alcançado se refere à eficácia (resultado).
Eficácia: conseguir alcançar metas e objetivos.

A ATIVIDADE ADMINISTRATIVA

Alguns estudiosos fazem diferença administração e gerenciamento. Ordway Tead, Oliver Sheldon e William Sprirgel definem administradores como os que “pensam” e gerentes como os que “agem”. Já William Neuman, Harold Koontz e Ernest Dale os definem como sinônimos.
A verdade é que ambas as funções exigem planejamento, comando, organização, coordenação e controle, além de operarem adequadamente e observarem os mesmos princípios gerais.

O TRABALHO DO ADMINISTRADOR

Apesar das atividades serem similares, o trabalho de um administrador é influenciado por fatores, tais como:

• Natureza da organização;
• Tipo de estrutura;
• Atividades e tarefas realizadas;
• Tecnologia e métodos de realização do trabalho;
• Natureza do pessoal empregado;
•  Nível do trabalho administrativo na organização;
  

Drucker identifica cinco operações básicas no trabalho administrativo:

1.   Estabelecer objetivos;
2. Organizar;
3. Comunicar e motivar;
4. Medir/avaliar;
5. Desenvolver pessoas; 

A atuação administrativa se relaciona e é afetada diretamente pelo tipo de características da organização.

DIFERENÇA ENTRE GERENCIAMENTO E LIDERANÇA

   Gerentes: administram as atividades, dão suporte às condições e pessoas, confiam nos controles, têm perspectivas de curto prazo, aceitam o status que, perguntam como e quando, centram-se nos sistemas e esculturas.

Líderes: inovam suas realizações, desenvolvem as pessoas, inspiram confiança, têm perspectivas de longo prazo, desafiam o status que, perguntam o quê e por que e centram-se nas pessoas.

CARACTERISTÍICAS DO GERENTE DO FUTURO

•  Procurar mudanças;
•  Observar as realidades externas;
•   Promover um estilo de treinamento;
•  Eliminar o medo;
• Criar especializações;
•  Ter visão;
•  Negociar para resolver problemas;
•  Valorizar diferenças;
• Desenvolver a administração participativa;
• Desenvolver o poder das equipes;
• Ser obcecado pela qualidade dirigida aos clientes.

ADMINISTRAÇÃO COMO CIÊNCIA

Algumas considerações devem ser feitas sob o enfoque da administração como ciência:

• Os seres humanos não são padronizados e não podem ser repetidos sob condições padronizadas (Frederick Taylor);
• Administração preenche os requisitos para um campo de conhecimento (Luther Gullick);
•  A característica científica da administração é bem suportada por modelos matemáticos e os administradores também podem tomar decisões a partir desses modelos;
• A administração, entretanto, não pode ser considerada uma ciência exata. Sendo assim é uma ciência social que lida com fenômenos complexos, sobre os quais pouco se sabe, e com seres humanos (Peter Drucker);
• Mesmo não sendo exata, é científica porque um gestor se comporta do mesmo modo que um cientista.

“A administração nunca poderia ser uma ciência exata porque os negócios são altamente dinâmicos e suas condições mudam continuamente.”

ADMINISTRAÇÃO COMO ARTE

Administração é a arte de obter coisas, por meio de pessoas. Examinando este conceito, contata-se que:

·         Administrar significa obter coisas feitas; a determinação e o alcance de metas é uma “louvável” atitude da administração.

·         Implica no uso da autoridade; autoridade na visão de Fayol é vista como o direito de dar ordens e o poder de obter obediência dos subordinados.

·         Envolve obter resultados por meio de pessoas; este parece ser o maior desafio para os administradores.

A instabilidade em obter resultados é uma das principais razões da incompetência gerencial.

 “Administração não é somente arte, mas também ciência que contém princípios definidos e conceitos, que dirigem a organização dentro de certos limites”.

A COMUNICAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO

A comunicação é o processo de transmissão de informações e o respectivo entendimento do significado pelos envolvidos.
Basicamente, a comunicação pode ser:

·         Verbal: que se subdivide em oral e escrita;

·         Não-verbal: que se refere ao comportamento, gestos e atitudes.

Também pode ser:

·         Vertical: fluxo de informações tanto de cima para baixo, quanto de baixo para cima na cadeia de comando organizacional;

·         Horizontal: fluxo de informações entre colegas e pares;

·         Informal: ocorre em qualquer direção da organização.

A comunicação interpessoal desempenha quatro funções básicas:

1. Informações: visa estabelecer base para a tomada de decisões e para a execução de ordens e instruções.
2. Motivação: objetiva influenciar e obter cooperação para com os objetivos e metas.
3. Emoções- serve para que as pessoas expressem sentimento e emoções.
4. Controle: cuja finalidade é implementar normas, estabelecer autoridade e responsabilidades.