Capítulo 2 - As organizações e seus ambientes

As organizações e seus ambientes

Introdução 

O que são organizações e por que elas são tão importantes?

As organizações são complexas. Elas afetam fortemente cada aspecto da existência humana – nascimento, crescimento, desenvolvimento, educação, trabalho, relacionamento social, saúde, e mesmo a morte.

Quanto mais as pessoas entendem como as organizações operam, mais elas aprendem como os administradores poderiam operar mais eficientemente.

A teoria da organização não é uma coleção de fatos; é o modo de pensar sobre as organizações. A teoria da organização é o modo de ver e analisar mais precisamente e mais profundamente as organizações, do que qualquer outro modo poderia fazê-lo. O modo de pensar sobre as organizações é baseado em padrões e regularidades no projeto organizacional e no comportamento.

Organizações – Conceitos e Desafios

A conceituação mais comum é que: “Uma organização é definida como duas ou mais pessoas trabalhando juntas cooperativamente dentro de limites identificáveis, para alcançar um objetivo ou meta comum”.

Primeiro, as organizações são feitas de pessoas. O componente humano faz das organizações um dos sistemas mais complexos e apresenta aos pesquisadores organizacionais e de administração o seu mais critico desafio.

Segundo, quando pessoas trabalham juntas, um número de coisas se torna necessário. Precisa-se “dividir o trabalho entre as pessoas” e precisa-se “procurar pessoas com habilidades ou conhecimentos”.

Para exercer a coordenação e o controle, os membros da organização precisam de uma estrutura formal que especifique papéis, responsabilidades e relacionamentos dentre os participantes da organização.

Terceiro, as organizações devem ter limites, delimitações, que parecem simples de definir, mas que de fato não são. Outro fator importante para uma organização é determinar quais atividades deverão ser experimentadas e quais devem ser deixadas para outras organizações externas.

A quarta parte da definição de organizações estabelece que organizações  são arranjos com propósitos e que procuram alcançar objetivos.

Os principais desafios organizacionais estão representados pelas cinco condições seguintes:

1. Administração das organizações num ambiente global – é suficiente olhas nos jornais e revistas nestes recentes anos para ver quão dramaticamente o horizonte do mundo político e de negócios tem mudado.
2. Projeto e estruturação ou reestruturação das atividades organizacionais – as organizações estão mudando o modo pelo qual estão organizadas; elas estão diminuindo o numero de diretores, gerentes e pessoal de staff, além de tornarem o pessoal de produção eficiente e eficaz.
3. Melhoria da qualidade, da competitividade e o empowerment – as organizações estão compreendendo que produtos e serviços de qualidade são uma necessidade (obrigação) se elas querem se manter competitivas num mercado global.
4. Redução da complexidade, aumento da velocidade e reação às mudanças ambientais – não somente o mundo está mudando, como se pode notar, mas parece que as mudanças estão ocorrendo com velocidade muito maior a cada dia. Computadores de grande capacidade, sistemas avançados de telecomunicação, meios eletrônicos globais, etc. As organizações devem obter a informação certa, da forma certa, para as pessoas interessadas, no tempo certo, para as tomadas de decisões administrativas.
5. Administração ética e moral das organizações – comportamento ético e objetivos tradicionais de negócios devem ser conscientes nas organizações. Os objetivos definem aonde a organização vai chegar e o que se deve fazer para tais resultados. Os padrões éticos devem ser parte das políticas formais e culturas informais das organizações; muitos cursos de negócios estão tratando do assunto ética nas organizações.

Organizações Como Sistemas

Cada organização está inserida em um ambiente que pode ser uma cidade, um Estado, uma nação ou o mundo.

O conceito de organização inclui o termo sistemas.

É sabido que as organizações diferem em muitos aspectos importantes, mas elas também partilham alguns aspectos comuns.

As diferenças estão nas atividades e métodos de operação das várias formas de organizações de negócios e também entre organizações do mesmo tipo. Entretanto, adotando a visão de sistemas das organizações, podem ser identificados princípios e prescrições das organizações e administração que se aplicam às organizações de negócios em geral.

Organizações Como Sistemas Abertos

As organizações podem ser vistas como sistemas abertos, os quais tomam entradas do ambiente e, por meio de uma serio de atividades, transformam ou convertem estas entradas em saídas para alcançar um objetivo.

Todos os sistemas abertos, quaisquer que sejam, compartilham certas características. Ao mesmo tempo, a teoria reconhece diferenças significativas dentre os vários tipos de sistemas abertos.

Quatro características que enfatizam a natureza adaptativa e dinâmica de todos os sistemas abertos são: interação com o ambiente; sinergia; equilíbrio econômico e eqüifinalidade.

 Subsistemas Organizacionais

Qualquer que seja o tipo ou classificação das organizações, a transformação ou conversão de entradas em saídas é um aspecto comum de todas as organizações.

A análise de uma organização poderia, talvez, ser baseada na estrutura departamental como subsistemas. Um modelo alternativo é sugerido por P. Hersey e K. Blanchard, que identificam quatro subsistemas principais inter-relacionados: humano/ social, administrativo/ social, informacional/ decisorial, econômico/ tecnológico.

Outra abordagem dos subsistemas estabeleceu a idéia do sistema sócio-técnico.

O sistema sócio-técnico, de Tavistock, está relacionado com o processo de transformação ou conversão em si, com os relacionamentos entre eficiência técnica e as considerações sociais, e os efeitos sobre as pessoas.

Os pesquisadores sugerem que existem três subsistemas comuns a qualquer organização:

1. O subsistema tecnológico;
2. O subsistema da estrutura formal de papéis;
3. O subsistema dos sentimentos individuais dos participantes.

Esta forma de análise comportamental foi dividida, num estagio seguinte, por F. Kast e J. Rosenzweig, que vêem a organização como um sistema sócio-técnico aberto, com cinco subsistemas: de metas e valores, técnicos, psicossocial, estrutura e administrativo.

Um outro modelo é aquele em que H. J. Leavitt propõe que a organização consiste de quatro elementos principais, que interagem uns com os outros e com o ambiente externo, que são: tarefa, estrutura, informação e controle e pessoas.

Analisando o trabalho das organizações, Laurie Mullins identificou alguns subsistemas que garantem que as atividades das organizações sejam desempenhadas como um todo e dirigidas para o alcance das metas e objetivos> tarefa, tecnologia, estrutura, pessoas e administração.

Ambiente Organizacional

 As organizações, em lugar de administradores, gerentes, vão necessitar mais de facilitadores, orientadores/ instrutores e mentores.

Muitas forças diferentes fora e dentro da organização influenciam o desempenho administrativo.

Estas forças são originadas no ambiente geral, no ambiente das tarefas e no ambiente interno das organizações.

O Ambiente Geral das Organizações 

O ambiente geral consiste em todos os fatores externos a uma organização. Esses fatores representam restrições dentro das quais todas as organizações – negócios, sindicatos, universidades etc. – devem operar.

As forças indiretas do ambiente externo podem afetar os administradores porque podem influenciar o clima no qual a organização deve atuar. Estas forças são o ambiente econômico, o ambiente tecnológico, o ambiente sócio-cultural, o ambiente político-legal e o ambiente internacional.

·         Tecnológicos - os desenvolvimentos tecnológicos podem influenciar o uso do conhecimento e de técnicas da organização na produção de produtos e serviços e na realização de outros trabalhos da organização. Também afetam as características dos produtos e serviços de uma organização.

·         Econômicos – as forças econômicas são mudanças de estado refletidas na situação econômica, tais como taxas de inflação, taxas de desemprego, crescimento do produto interno, taxas de juros etc. As organizações devem continuamente monitorar as mudanças dos indicadores-mestres da economia, de modo a minimizar fraquezas e capitalizar oportunidades.

·         Políticos/ legais – numerosas leis e inúmeras autoridades caracterizam as forças políticas, legais e regulatórias no ambiente externo, que exercem indireta, mas forte influencia sobre a organização. Elas podem agir tanto como restritoras como forças de oportunidade.

·         Sócio-culturais – forças culturais e sociais são mudanças no sistema cultural e social, que afetam as ações de uma organização e a demanda por seus produtos ou serviços. Cada nação tem um sistema cultural e social que compreende certas crenças e valores. Os administradores devem adotar princípios que relacionem as organizações às ações definidas pela sociedade como de acordo com a boa cidadania.

·         Internacionais – são forças indiretas que se aplicam quando a organização se apóia em um fornecedor estrangeiro de recursos ou concorre com competidores internacionais.

O Ambiente de Tarefas

O ambiente das tarefas é constituído pelos seguintes elementos: clientes, competidores, fornecedores, reguladores e parceiros estratégicos, que envolvem diretamente cada organização.

·         Clientes - pessoas que compram produtos ou serviços de uma organização, e que diferem fortemente em diversas características como educação, idade, renda e estilo de vida, ou mesmo outras organizações.

·         Competidores – organizações concorrentes, com as quais a organização compete por clientes e consumidores e por recursos necessários. Competidores diretos são organizações que produzem produtos ou serviços similares. Competidores indiretos são organizações distintas que podem alterar o interesse dos consumidores, desviando as suas intenções de compra.

Fornecedores – recursos financeiros, energia, equipamentos, serviços e materiais para a produção de produtos ou serviços de êxito no mercado. Fornecedores são organizações que provêem estes recursos, os quais são as suas saídas e as entradas dos compradores. Estes recursos podem e afetam significativamente a qualidade, o custo e o prazo de entrega de qualquer produto ou serviço.

·         Reguladores – elementos do ambiente de tarefas que têm o poder de controlar, legislar ou influenciar as políticas e praticas das organizações. Existem dois tipos importantes de reguladores: agências reguladoras (órgãos governamentais) e grupos de interesses (uniões dos próprios membros).

·         Parceiros estratégicos – duas ou mais organizações que trabalham juntar sob a forma de joint ventures ou outras parcerias, para facilitar a venda, a distribuição, a divulgação dos produtos e serviços das organizações da parceria.

O Ambiente Interno: A Organização 

As organizações têm seu ambiente interno, que consiste nos seus proprietários, empregados, administradores e ambiente físico de trabalho, além da cultura organizacional.

·         Proprietários – pessoas com direitos legais de propriedade daquele negocio.

·         Empregados – recursos de pessoas, do ambiente externo, a partir dos quais uma organização desenvolve a sua atividade. As pessoas são, talvez, o mais valioso recurso interno de uma organização, porque elas são sua energia vital.

·         Administradores – corpo governante eleito pelos acionistas da organização para garantir o desempenho das funções administrativas e os resultados estabelecidos.

·         Ambiente físico – instalações das organizações e o trabalho que as pessoas executam.

O Ambiente Global das Organizações

As organizações modernas são moldadas por componentes do seu ambiente. Nenhuma organização pode ignorar o ambiente em que se situa, que contém oportunidades e ameaças.

As oportunidades existem na forma de mercados, recursos e outras condições externas que a organização pode explorar para crescer e prosperar. As ameaças, por outro lado, são forças do ambiente que podem restringir a organização, prejudicando o crescimento ou eficácia, ou mesmo ameaçar a sobrevivência da organização.

Nem todas as organizações são afetadas igualmente pelos mesmos fatores. Existem a complexidade e a turbulência ou mudança do ambiente, que são elementos de ação positiva ou negativa na administração organizacional.

Para enfrentar as complexidades e as mudanças de ambiente, uma organização deve definir a sua estrutura. A estrutura organizacional é definida como um sistema de suporte de relacionamentos consistentes entre as várias posições dentro de uma organização.

O elemento estrutural básico é a posição exercida pelo individuo na organização. Cada posição é constituída de diversos papéis ou expectativas que outros têm sobre o comportamento apropriado do responsável pela posição.

A organização como um todo é comumente caracterizada pelo grau no qual a autoridade para tomada de decisão é dispersa.

Quando a autoridade da tomada de decisão é concentrada nos níveis mais altos, a organização é considerada centralizada.

Entretanto, quando a autoridade para tomada de decisão é permitida aos mais baixos níveis hierárquicos, combinada com as necessárias informações para a tomada de decisão, a organização é considerada descentralizada.

A administração global incorpora o conceito de um mesmo produto vendido em numerosos países, necessitando um grau de coordenação entre as atividades que não é experimentado  em empresas multidomésticas.

Empresas multidomésticas são organizações que operam além de limites nacionais, mas tratam cada país como um mercado separado, desenvolvendo produtos para cada mercado.

A Reação das Organizações ao Ambiente

Um ambiente organizacional pode ser descrito por meio de duas dimensões, que são: o grau de mudança e o grau de homogeneidade deste ambiente.

O grau de mudança é a extensão na qual o ambiente é relativamente estável ou relativamente dinâmico. O grau de homogeneidade é a extensão na qual o ambiente é relativamente simples ou relativamente complexo.

Estas duas dimensões interagem para determinas o nível de incerteza enfrentado pela organização. Incerteza é uma força diretiva que influencia muitas decisões organizacionais pela adição de imprevisibilidade e complexidade do ambiente.

Ética e Responsabilidade Social

Ética é uma necessidade em todos os níveis da organização de negócios, desde a alta administração até os empregados operacionais.

A ética reflete costumes e moral estabelecidos e reflete as relações humanas fundamentais que podem variar ao redor do mundo.

Ética Administrativa

Esta preocupação é devida à atenção dos acionistas para os efeitos das decisões internas tomadas pelos administradores.

Todas as atividades organizacionais devem ser regidas por princípios éticos, que indicam se o tipo de comportamento praticado é aceitável ou não.

Ética é um conjunto de valores e regras que definem a conduta dos indivíduos como certa ou errada.

Num sentido mais amplo, a ética inclui:

• Distinção entre fato e crença;
• Definição de elementos em termos morais;
• Aplicação de princípios morais a uma situação.

Ao longo dos anos, quatro visões do comportamento ético têm sido identificadas: visão utilitarista, visão individualista, visão de direitos morais e visão de justiça.

Dilemas éticos: são situações que se apresentam quanto todos os cursos de ação abertos ao tomador de decisão são julgados não-eticos.

Fatores Que Afetam a Ética Administrativa 

O administrador – a ética administrativa é afetada por experiências pessoas e conhecimentos do administrador. Administradores que têm falta de um forte e consistente conjunto ético pessoal deixarão que suas decisões variem de uma situação para outra, à medida que se esforçam em maximizar seu auto-interesse.

A organização – o superior imediato pode exercer um efeito importante sobre o comportamento dos empregados, pois tudo o que ele requisita e que tem ações recompensadas ou punidas certamente afetará as decisões e ações dos indivíduos.

O ambiente externo – as organizações operam em ambientes externos compostos de competidores, leis e regulamentações governamentais, normas e valores sociais, dentre outras condições. Algumas vezes as pressões dos competidores contribuem para ampliar dilemas dos administradores sob o aspecto de ética profissional.

Responsabilidade Social

A responsabilidade social da organização ou responsabilidade corporativa é a obrigação que uma organização tem de agir de maneira que sirva tanto aos interesses próprios como aos interesses da sociedade.

As organizações não têm ainda uma postura definida e única sobre a responsabilidade social, e estas visões contrastantes se resumem em dois enfoques principais:

·         Visão clássica – afirma que a única responsabilidade da administração é conduzir os negócios com o máximo de lucro.

·         Visão socioeconômica – assegura que qualquer organização deve se interessar pelo bem estar social externo e não somente pelos lucros corporativos.

Existem muitos domínios de ação nos quais a responsabilidade social pode ser perseguida pelas organizações e outros tipos de negócios. Isso inclui interesses pela ecologia e qualidade ambiental, bem como o atendimento das necessidades da comunidades, práticas de emprego de minorias, relações progressivas de trabalho e assistência aos empregados, e filantropia corporativo geral, dentre outros aspectos.

O Governo e a Responsabilidade Social

O governo tenta formatar as práticas de responsabilidade por meio tanto de canais diretos como de canais indiretos, a influência direta muito freqüentemente  é manifestada por meio de regulações, enquanto a influência direta pode assumir um número variado de formas, mais notadamente as políticas de tributação.

Regulações são tentativas de influenciar os negócios pelo estabelecimento de leis e regras que ditam que atividades podem ou não ser realizadas em áreas prescritas.

Regulações diretas são as leis e regras estabelecidas que determinam o que as organizações podem ou não fazer.

Por sua vez, as regulações indiretas são a influência que o governo exerce sobre a responsabilidade social da organização, por meio de códigos de tributos ou taxas de incentivos, que são variáveis em função da atuação social da organização.

Diversidade da Força de Trabalho

Diversidade é a existência de diferenças em uma ou mais dimensões importantes, tais como idade, religião, gênero ou etnia, entre pessoas, grupos ou organizações.

As organizações de hoje estão ficando crescentemente diversas ao longo de muitos diferentes fatores.

Quatro sãos as razoes principais ara o crescimento da diversidade:

1. Mudanças demográficas na forca de trabalho que aproveita talentos mais diversificados;
2. Legislação e ações legais que forçam contratações sem discriminações;
3. Movimento de globalização que exige aprendizado de tratamento com outros costumes e normais sociais;
4. Crescente conscientização de que as diferenças podem melhorar a qualidade da força de trabalho.

Tamanho e Ciclo de Vida das Organizações

Tamanho das Organizações 

Talvez um dos aspectos mais óbvios que os observadores casuais reconhecem é o tamanho da organização.

Com o crescimento de tamanho vem a complexidade, pois, conforme uma organização cresce, suas operações e estrutura se tornam mais difíceis de administrar. Um desafio gerencial, então, é a tarefa de balancear as vantagens do tamanho com as ocorrências da complexidade.

As organizações crescem por diversas razoes. Alguma delas são: metas organizacionais, progresso dos executivos e saúde econômica.

As organizações se sentem compelidas a crescer, mas quanto e até quando, são questões complexas. O ponto a considerar é a competitividade no ambiente globalizado.

Uma organização, quando se desenvolve e cresce, pode ou não se tornar mais burocratizada. Muitos estudos indicam que grandes organizações são diferentes das pequenas em diversas dimensões da estrutura burocrática, incluído formalização, centralização e complexidade.

A formalização se refere a regras, procedimentos e documentos escritos.

A centralização se refere ao nível de hierarquia com autoridade para tomar decisões.

A complexidade se refere tanto ao numero de níveis na hierarquia como ao numero de departamentos ou cargos.

Grandes organizações mostram um padrão definido de grandes complexidades. Existe uma relação direta entre tamanho e complexidade organizacional.

Estágios do Ciclo de Vida

Estágios são seqüências de uma atividade que segue uma progressão natural.

Cada um dos estágios está definido a seguir:

1.       Estágio de empreendimento – no inicio da vida de uma organização, a ênfase é na criação de produto e na sobrevivência no mercado de negócios. A organização é informal e não burocrática. Crise: necessidade de liderança.

2.       Estagio da coletividade – se a crise de liderança é resolvida, uma forte liderança é obtida e a organização começa a desenvolver metas claras e direção. Departamentos são estabelecidos, designação de cargos e um começo de divisão do trabalho. Crise: necessidade de delegação.

3.       Estagio de formalização – estagio que envolve a implementação e uso de regras, procedimentos e sistemas de controle. A comunicação é menos freqüente e mais formal. Crise: muita burocratização.

4.       Estagio de elaboração – a solução da crise de burocratização é um novo sentido de colaboração e trabalho de equipe. Por toda a organização administradores desenvolvem habilidades para enfrentar problemas e trabalhar juntos. Crise: necessidade de revitalização.

É muito importante observar que 84% dos negócios que passam do seu primeiro ano de vida, falham dentro dos cinco anos porque eles não conseguem fazer a transição do estagio de empreendimento, e a transição se torna mais difícil à medida que as organizações progridem para estágios futuros dos ciclos de vida.

As organizações que não resolvem com sucesso os problemas associados com estas transições ficam restritas em seu crescimento e podem mesmo desaparecer.